IT Projekte & clevere Lösungen

Einführung eines revisionssicheren digitalen Archivs

Projektziele

  • revi­si­ons­si­che­re Abla­ge von kauf­män­ni­schen und ande­ren Doku­men­ten
  • Zugriff auf Doku­men­te stand­ort­über­grei­fend
  • Ein­fa­che Bedien­bar­keit und Auto­ma­ti­sie­rung von Stan­dard­auf­ga­ben
  • Auto­ma­ti­sche Wei­ter­ver­ar­bei­tung der Doku­men­te

Lösung

bit­farm-Archiv Doku­men­ten­ma­nage­ment – Open-Source-DMS, ECM-Soft­ware und revi­si­ons­si­che­res digi­ta­les Archiv.

  • Zuver­läs­si­ge und wirt­schaft­li­che Open Source-Tech­no­lo­gie
    • Es fal­len kei­ne Lizenz­kos­ten an.
    • bit­farm-Archiv Doku­men­ten­ma­nage­ment basiert auf nam­haf­ten, bereits seit vie­len Jah­ren von Unter­neh­men und Insti­tu­tio­nen ein­ge­setz­ten frei­en Soft­ware­kom­po­nen­ten. Zur Daten­spei­che­rung wird zum Bei­spiel die MyS­QL-Daten­bank ein­ge­setzt, die mitt­ler­wei­le sogar von SAP zer­ti­fi­ziert wur­de.
  • typi­sche Win­dows-Appli­ka­ti­on und sehr ein­fach zu bedie­nen
    • Explo­rer bzw. Out­look ange­lehn­ten Ober­flä­che
    • kla­re Struk­tur der Abla­ge­fä­cher, Such­fel­der, Ergeb­nis­lis­te und Doku­men­ten­dar­stel­lung

Individuelle Anpassungen

  • Auto­ma­ti­sches Scan­nen und auto­ma­ti­sche Abla­ge von Aus­zü­gen für ca. 70 Kon­ten
  • Auto­ma­ti­sches Scan­nen und auto­ma­ti­sche Abla­ge von Ein­gangs­rech­nun­gen in die jewei­li­gen Archi­ve der Kos­ten­stel­len
  • Auto­ma­ti­sches Aus­fül­len von Doku­men­ten-Fel­dern, die dann z.B. in der Buch­hal­tung über­nom­men wer­den
  • Auto­ma­ti­sche Abla­ge digi­ta­ler Doku­men­te

Fazit

  • In 7 Mona­ten wur­den 6213 Doku­men­te ins DMS ein­ge­stellt und wei­ter­ver­ar­bei­tet
    • Ein Scan-Arbeits­platz (Halb­tag) erfaßt
      • Kon­to­aus­zü­ge von ca. 70 Kon­ten
      • Alle gedruck­ten Ein­gangs­rech­nun­gen
      • täg­li­ches Schrift­gut
      • Alt­ak­ten
    • Ca. 20 Pro­zent der Doku­men­te wer­den über „über­wach­te Ord­ner“ in das Archiv über­führt, da sie bereits digi­tal vor­lie­gen.
  • Ein­gangs­rech­nun­gen wer­den teil­wei­se auto­ma­tisch voll – alle teil – kon­tiert.
  • bit­farm führt bei jedem Doku­ment eine auto­ma­ti­sche Tex­ter­ken­nung durch, was eine Voll­text­su­che über Archi­ve, Lager und den gesam­ten Doku­men­ten­be­stand ermög­licht.