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Rechnungswesen & Buchhaltung

Verbuchung der Amazon-Geschäftsvorfälle

Verbuchung der Amazon-Geschäftsvorfälle

Auf der diesjährigen JTL-Connect war es wieder ein großes Thema in zahlreichen Gesprächen: wie mit wenigen Buchungssätzen kostengünstig, rechts- und prüfungssicher die Amazon-Geschäftsvorfälle verbuchen?

Eine kurze Beschreibung, wie in bei einem Kunden die Verarbeitung erfolgt.

Die Ausgangsrechnungen werden entweder in der JTL-Wawi erstellt oder dort von Amazon abgeholt. Per Datenexport (CSV) mit der JTL-Ameise lassen sich alle Rechnungen (nicht nur jene von Amazon) für den gewünschten Zeitraum exportieren. Die Buchungssätze werden dann in die Buchhaltung importiert, auf Sammeldebitor JTL-2019. Der zweite JTL-Ameisen-Export, sortiert nach Zahlart, wird als Splitbuchung importiert. Bebucht werden Interimskonto Amazon und das Sammeldebitorkonto JTL.

Die Eingangsrechnungen von Amazon werden kreditorisch gebucht. Mit dem nachfolgenden zweiten Buchungssatz wird das Konto gegen das Interimskonto Amazon ausgeglichen. Die nun vorhandenen Differenzen auf dem Interimskonto werden mit den Amazonauszahlungen über die Bank ausgeglichen.

Zur Aufbewahrung werden die Ausgangsrechnungen in das Dokumentenmanagementsystem geschickt. Hier werden mittels OCR alle wesentlichen Dinge erkannt und sind mittels Volltextsuche jederzeit auffindbar. Des weiteren helfen die Amazonberichte die in JTL unter Abrechnungen liegen.

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FalkMedien

FalkMedien

FalkMedien, vormals Buchhandlung Falk, wurde 2005 in Bonn gegründet. Sortimentsschwerpunkt ist die katholische Theologie, Philosophie, Kunst und politische Bücher. Neben neuen Büchern werden auch antiquarische Titel und in kleinem Umfang Filme und Hörbücher angeboten.

Ab 2008 war das Rechnungs- und Schulbuchgeschäft ein starkes Standbein von FalkMedien. Beliefert wurden neben Schulen Behörden, Kanzleien und Industrieunternehmen. Es wurde regelmäßig an Ausschreibungen teilgenommen. Der Geschäftsbereich wurde von 2017 bis 2018 nach und nach abgegeben, um sich ausschließlich dem ursprünglichen Sortiment zu widmen.

Jens Falk hat von Anfang an technisch alles umgesetzt und sich dabei auf das Wesentliche konzentriert. FalkMedien wird weiterhin durch Jens Falk betreut und stetig weiterentwickelt und an neuen Herausforderungen und Marktsituationen angepasst.


Inhalt


JTL-Wawi das perfekte ERP-System für den Handel

Im Sommer 2007, nach mehreren Tests mit den üblichen Buchbranchenlösungen, wurde JTL-Wawi eingeführt. JTL-Software überrascht seitdem immer wieder mit innovativen Features, die das Handeln mit Medien vereinfachen und Prozesse optimieren.

JTL-Wawi Kategorieansicht

Was für JTL-Wawi bei FalkMedien spricht:

  • Kostenlose Software, sowohl der Server als auch die Arbeitsplätze.
  • Berücksichtigung der Lagerbestände in Echtzeit, d.h. Vermeidung von Doppelverkäufen egal über welchem Kanal der Artikel verkauft wurde.
  • Effizienter Versandprozess.
  • Einfache Amazon- & eBay-Anbindung.
  • POS für Vorortverkauf und Kongressbuchhandel
  • Zahlreiche Workflows, d.h. Automatisierung von Arbeitsprozessen
  • Automatische Provisionsberechnung
  • Einfacher Export der Buchungsdaten in die eigene Buchhaltung
  • Massenexport der Ausgangsrechnungen für die automatische Übernahme ins Dokumentenmanagementsystem

Installation und Wartung

Jens Falk installiert und betreut den Datenbank-Server und die Arbeitsplätze. Desweiteren wurde mit OpenSource-Lösungen eine passende Backupstrategie erarbeitet und umgesetzt. Externe Mitarbeiter haben über VPN Zugänge ins lokale Netz.

Das Netzwerk wird mit einer OPNSence-Firewall geschützt.

Handel mit Neuerscheinungen

Titeldaten werden automatisiert über das Verzeichnis lieferbarer Bücher importiert und dann wird z.B. der WebShop damit befüllt.

Buchwerbung mittels

Verkauf

FalkMedien verkauft Neuerscheinungen vor Ort, auf Kongressen und Online im WebShop, über Amazon und eBay. Durch die Berücksichtigung der Lagerbestände in Echtzeit können auch Kleinstbestände auf allen Kanälen angeboten werden, ohne daß es zu Überverkäufen kommt. Die Einrichtung der dafür notwendigen Prozesse wurden von Jens Falk übernommen.

vlb.falkmedien.de

Kundenbestellungen

Kunden können mit Hilfe des Verzeichnis lieferbarer Bücher nahzu alle verfügbaren deutschsprachigen Titel (Bücher, CDs und DVDs) recherchieren und bestellen. Jens Falk hat ein Recherche- und Bestellportal programmiert. Alle notwendigen Bestelldaten werden automatisch in die JTL-Wawi importiert und Verlags- und Barsortimentsbestellungen mittels JTL-Workflow je nach Wunsch

  • automatisch ausgeführt,
  • einem Mitarbeiter vorgelegt,
  • Bestellungen von pornographischen Medien automatisch verworfen.

Versand / Auslieferung

Mit JTL-ShippingLabels, eingerichtet von Jens Falk in der JTL-Wawi, werden automatisiert die Versandetiketten bzw. Zustelletiketten ausgedruckt. Damit reduziert sich der Aufwand für den Datenaustausch mit den Frachtunternehmen.

Zusatzangaben, wie zum Beispiel Zugangscodes für elektronische Schlösser, werden bei Kurierzustellung per Workflow ins Zustellbuch geschrieben.

Mit der am Rechner angeschlossenen Waage wird das Versandgewicht ermittelt und über JTL-Shipping dem Versandunternehmen übermittelt.

JTL-Track&Trace

Mit JTL-Track&Trace, ein Feature in JTL-Wawi, erfolgt die Sendungsüberwachung.

Mehrere von Jens Falk eingerichtete Workflows reduzieren Kundennachfragen und Mehrarbeit im Versandprozess:

  • Benachrichtigung eines Mitarbeiters bei Paketproblem
  • Automatischer Nachforschungsauftrag bei verlorenen Paketen
  • Benachrichtigung1) des Kunden bei:
    • Sendung in Filiale
    • Sendung in der Packstation
    • Sendung beim Nachbarn
Antiquarischer Buchhandel mit JTL-Wawi und JTL-Shop, einfach und effizient

Antiquarischer Buchhandel

Titel werden entweder über das VLB2), oder mittels WorldCat importiert, siehe auch: Mit kostenloser Software erfolgreich ein Antiquariat führen.

Durch den Abgleich der Lagerbestände in Realzeit ist es FalkMedien möglich, auch antiquarische Einzelexemplare auf mehreren Plattformen und Portalen anzubieten. Die dafür notwendigen Prozesse wurden von Jens Falk eingerichtet.

Startseite von FalkMedien

WebShop

2005, als FalkMedien mit dem Onlinehandel begann, wurde zunächst der freie xt:Commerce Shop eingesetzt und mit einem Connector mit JTL-Wawi verbunden. Aus der Shop-Datenbank wurde der Bestand an antiquarischen Büchern an die Plattformen ZVAB, Abebooks, Booklooker usw. mittels eines Scripts von Jens Falk übertragen.

Fünf Jahre später erfolgte der Wechsel zum JTL-Shop. Nach mehreren Updates läuft bei FalkMedien weiterhin ein JTL-Shop, der von Jens Falk gewartet wird.

FalkMedien setzt den JTL-Shop ein, weil:

  • er von einer professionellen Softwareschmiede kommt.
  • das mitgelieferte responsive Template3) die Bücher gut in Szene setzt.
  • der Datenexport aus dem antiquarischen Angebot zu den Verkaufsportalen ZVAB & co. mittels Script einfach und automatisiert funktioniert.
  • es nur überwiegend professionelle Erweiterungen gibt, die vor Veröffentlichung von JTL-Software überprüft werden.
  • das Zusammenspiel von JTL-Wawi mit dem JTL-Shop am besten klappt.
  • das Design und die Erstellung von zahlreichen Landingpages mit der Erweiterung Dropper einfach von der Hand geht.
  • mit dem Shop und einer Erweiterung ein eigenes Partnerprogramm realisiert werden kann.

Buchhaltung und DMS

Buchführung mit Lexware

FalkMedien erledigt die Buchhaltung selbständig. Durch die von Jens Falk angelegten Buchungsvorlagen können zahlreiche wiederkehrende Buchungen automatisch übernommen werden. Die Daten der Ausgangsrechnungen werden per Export/Import von der JTL-Wawi mit wenigen Mausklicks in regelmäßigen Abständen übernommen. Siehe auch: Verbuchung der Amazon-Geschäftsvorfälle

vom bitfarm-Archiv zu ecoDMS

Mehrere Jahre wurde bitfarm-Archiv für die Dokumentenverwaltung genutzt und mit von Jens Falk erstellten Scanvorlagen Dokumente automatisch rechtssicher archiviert. Als E-Mail-Archiv war Benno Mailarchiv im Einsatz.

Im Januar 2018 wurde das bitfarm-Archiv von Jens Falk zu ecoDMS und das Mailarchiv zu ecoMailz (E-Mailarchivierung) in kurzer Zeit migriert.

Wie Abläufe von Jens Falk bei FalkMedien optimiert wurden, kann man zum Teil im Beitrag Automatische Speicherung von Eingangsrechnungen nachlesen.

Weitere Lösungen

Unternehmensdokumentation

Technische Installation und inhaltlicher Aufbau der Unternehmensdokumentation u.a. mit den Inhalten:

  • Netzwerkdokumentation
  • Firmenaushänge
  • Notfall-Handbuch
  • Checklisten für eventuelle Vorfälle
  • Handbücher
  • alle relevanten Firmeninformationen

Jens Falk hostet und wartet die Wikisoftware.

Cloud

Für den Datenaustausch und für Groupwareanwendungen wird die von Jens Falk installierte und betreute Cloudlösung (Nextcloud) eingesetzt.4)

Kundenbetreuung

Für die Kundenbetreuung ist bei FalkMedien Freescout im Einsatz, die von Jens Falk gehostet und gewartet wird.

Sicherheit

Firewall

Das Netzwerk wird mit von Jens Falk eingerichteten OPNSence-Firewalls geschützt und die Standorte darüber verbunden. Siehe auch: Wie lässt sich einfach und effektiv das Netzwerk schützen?

Backup

Jens Falk richtete alle notwendigen Backups ein und überprüft sie laufend.

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1. Dem Versender wird keine E-Mail des Kunden übertragen. Experten sind der Meinung, dass eine Weitergabe nur mit Einwilligung des Kunden erlaubt ist. Mit JTL-Track&Trace und einem JTL-Workflow werden Kunden datenschutzkomform von FalkMedien benachrichtigt.
2. Archivdaten
3. Damit Kunden des WebShops unabhängig vom verwendeten Endgerät problemlos einkaufen können, wird ein Responisives Design eingesetzt. Siehe auch https://de.wikipedia.org/wiki/Responsive_Webdesign.
4. Ziel von FalkMedien ist es, unabhängig von Dienstanbietern zu sein, die Daten der Benutzer kommerziell vermarkten und bei denen der Datenschutz unklar ist. Die eigene Datenhoheit ist wichtig. Mit Nextcloud ist dies möglicht.